Om alle taken binnen de club beter te organiseren besloot Lyra in 2023 een vrijwilligersplicht te introduceren. Dat klinkt rigoureuzer dan het is. De eerste anderhalf jaar van deze maatregel laat zien dat het werkt. Bestuurslid Ruud Hanemaaijer vertelt wat het Lyra heeft gebracht.
In de nette bestuurskamer op sportpark De Zweth trapt Ruud het gesprek af door het onderwerp breder te trekken dan alleen Lyra. “Vrijwilligerswerk is overal steeds lastiger in te vullen, dat zie je in de hele maatschappij. Na de coronaperiode is dat alleen nog maar lastiger geworden. Je ziet dat veel verenigingen de mogelijkheid bieden om vrijwilligerstaken af te kopen. Maar de essentie van een vereniging is toch juist dat je dingen samen doet?”
Noodzaak
Daarmee is het zaadje voor het idee van de vrijwilligersplicht geplant. “Ik zag een oproep voorbij komen dat Lyra mensen zocht voor de vrijwilligerscommissie. Je zou het de HR-afdeling van de club kunnen noemen. Zorgen dat de juiste mensen op de juiste plaats komen. Mijn zoon Pepijn ging voetballen, ik was trainer en leider van dat team en zag vanuit die hoedanigheid de noodzaak.”
“Je kunt Lyra als een bedrijf zien”
“In een groep met Annerie Eilander, Herman van Duijn, Jaco Lemckert, Hans Wüstefeld, Erwin Zeestraten en Onno van der Voorn zijn we begonnen met inventariseren wat Lyra nodig had. Dat initiatief kwam van Jaco Lemckert, die de post ‘vrijwilligerszaken’ in het bestuur een aantal jaren bekleed heeft. Hij had al een goed beeld en daarmee zijn we van start gegaan om de structurele ‘gaten’ in kaart te brengen. Je kunt Lyra als een bedrijf zien. Er zijn elke zaterdag tachtig vrijwilligers op de been. En dan hebben we het nog niet eens over doordeweeks,” schetst Ruud de omvang van de voetbalclub.
Punten verdienen
Sinds april 2023 is Ruud lid van het bestuur en is hij verantwoordelijk voor vrijwilligerszaken. “Ik ben toevallig het aanspreekpunt in het bestuur, maar we doen het echt met elkaar. De vrijwilligerscommissie bestaat tegenwoordig uit Annerie Eilander, Marieke Koole, Ron Lutterman, Silvia Pruijsen en ikzelf. Dit is een hele goede mix van mensen die elkaar aanvullen. Met deze groep hebben we de hele uitrol van ons plan gedaan.”
“Het is simpelweg onderdeel van je lidmaatschap”
Kern van het beleid is dat iedereen vanaf veertien jaar twaalf punten per seizoen moet bijschrijven. Die punten zijn te verdienen met twaalf uur vrijwilligerswerk, verdeeld in vier blokken van drie uur. “We proberen dat zo te plannen dat je twee keer voor de winterstop moet en twee keer daarna. Voor leden onder de veertien jaar geldt dat één van hun ouders wordt ingedeeld om de punten te verdienen. Daarmee betrekken we echt iedereen om punten te scoren. Het is simpelweg onderdeel van je lidmaatschap.”
Voorkeuren
Het klinkt overzichtelijk en logisch, maar om dit plan te implementeren zijn er behoorlijk wat uren nodig geweest van het team. “We hebben heel veel geïnvesteerd in het maken van roosters, uitleggen hoe het werkt en de administratie op de achtergrond in moeten regelen. Natuurlijk ging niet direct alles goed, maar we hebben hele grote stappen gezet. Inmiddels kunnen leden via de app van de KNVB hun vrijwilligerstaken beheren, dat werkt steeds beter.”
Dat de aanpak werkt, blijkt uit het feit dat er veel minder ‘gaten’ in de roosters zitten, merkt Ruud. “95% van de mensen snappen dit ook hartstikke goed. Het helpt ook dat we zijn begonnen met het uitvragen van voorkeuren. De één vindt het leuk achter de bar, de ander fluit liever een potje. Allebei even belangrijk, maar door mensen te laten kiezen benut je mensen ook op hun sterkte. Dat is een doorslaggevende factor geweest in het op gang krijgen van deze werkwijze.”
Bereidwilligheid
Los van de kleine praktische uitdagingen, zoals instellingen in de app en het invoeren van het juiste emailadres, verloopt de werkwijze naar wens. Dat de vrijwilligersplicht vruchten afwerpt, blijkt uit een treffend voorbeeld. “Een ouder van een jongetje dat nog niet zo lang in De Lier woont en de club niet kende, misten we voorheen in ons vrijwilligersbestand. Diegene heeft nu een keer in het theehok een dienst gedraaid en krijgt direct de dynamiek van een zaterdag mee op de club. Die was direct enthousiast om dat snel nog een keer te doen.”
“Daar doe je je hobby toch voor?”
Het zijn de voorbeelden die Ruud voldoening geven in zijn rol in de vrijwilligerscommissie. “Je merkt over de hele linie meer bereidwilligheid. Met het dorp dat blijft groeien zijn we hiermee klaar voor de toekomst. Ook de hele slag die de digitalisering met zich meegebracht heeft, is daar een belangrijke voorwaarde bij. Het maakt alles weer een beetje makkelijker en leuker vooral. Mensen moeten hier met een glimlach het park oplopen en zeker ook weer aflopen. Daar doe je je hobby toch voor?”
